Форматът на административната реформа

В нечия романтична представа въвеждането на т.н. електронно управление представлява относително прост и линеен процес, който зависи само от наличието на ясен приоритет и воля – изграждане на архитектура на системата, закупуване на необходимия хардуер, разработване насофтуер, конфигуриране, обучаване на служителите и… пускаш копчето за старт. За съжаление не става така. Да започнем с това, че всичко, което се случва в сферата на електронното управление, не е на „зелена поляна“. В годините назад разумно и неразумно са инвестирани много средства в хардуерни решения, софтуерни системи. Някои от тях са добри и напълно покриват нужната функционалност на ниво ведомство. Т.е. трябва ни регистър, в който да съберем цялата информация, с която оперираме – правим го. В повечето случаи не е мислено обаче изградената система да си „говори“ с други системи. Не е мислено за възможността за директен служебен достъп на другите администрации до информацията и документите, „стопанисвани“ от съответното ведомство. А характерно за административното обслужване е, че при заявяването и получаването на дадена услуга като правило не се работи само с една администрация. В повечето случаи трябва да се съберат удостоверения от различни институции, за да се поиска услуга или разрешение от друга институция. Революцията в електронното управление е, че отпада необходимостта гражданите да събират данните, а администрацията, която предоставя услугата, го прави по електронен път. Затова, от съществено значение е всички налични системи да могат да работят заедно. Това невинаги е възможно, защото не са създадени с идеята да обслужват така, че да дават цялостно решение. Частично този въпрос се решава чрез модули за междурегистров обмен, какъвто е сега използваният RegiX. Но въпросът е друг. Очевидно не е възможно и целесъобразно да изхвърлим цялата налична техника и софтуер, всички системи, и да купим нови. Няма как. Трябва да ги научим да работят заедно в случаите, когато това е възможно, и да подменим тези, които са остарели и не се вписват в процесите. Това отнема време. Не забравяйте, че администрациите са стотици, услугите – хиляди, а само броят на наличните в държавата регистри е почти 18 хиляди.- Една от често допусканите грешки в процеса на „електронизация“ е електронните процеси да повтарят „хартиените“. Това е грешка, защото следва друга логика – тази на движение на хартиени заявления и преписки, които са „видими“ само за този, на чието бюро са. Въвеждането на електронни услуги, на електронен документооборот, предполага реорганизация, т.н. реинженерингна процесите. Това е шанс те да станат по кратки, прости, проследими, да ограничат шансовете за субективизъм и корупция. Това отнема време. – Невинаги става от първия път. Дори най-добрите, дори и държавите-еталони в това отношение, невинаги са успявали от първия път. Някои не са успявали и от втория. Правили са грешки, тръгвали са отначало. Единственото успокоение за закъснелия старт е, че може да ни помогне да избегнем известни вече грешки. – Навлизането на електронното управление в администрациите е некомфортна промяна на целия им modus vivendi: Смяна на режима: Това, което си правил десетилетия, от утре трябва да се прави по друг начин. Старите навици, понякога и лошите, се изкореняват трудно. Често дори не става дума за навик – много хора просто нямат достатъчно дигитални умения. В това отношение смяната на режима от аналогов към цифров може само да им помогне, а и времената се менят – дори с плахи стъпки в администрацията вече влизат хора от следващите поколения, за които дигиталните умения са must. Проследимост: Изключително некомфортно е, че всяко действие и бездействие може да бъде проследено впоследствие (понякога и в реално време). Като правило служителят трудно свиква с мисълта, че може да бъде контролиран не само от политическия си ръководител, но и от всички, включително от потребителите. Загуба на власт: Въпреки че терминологично държавната служба се свързва с обществена полза и служене – „служител“ (civil servant, има и закачка със civil serpent), на практика тя е свързана с власт. И тази власт не е илюзорна. Важно е кой слага подписа и валидира документа, но е важно и кой го изготвя, фактически администрацията дава или не дава, разрешава или не разрешава, проверява, санкционира… Електронизирането на този процес, превръщането му в автоматичен, проследим и прозрачен и свеждането му просто до процедура отнема „властта на гишето“ – властта да решаваш, да даваш или не по твоя преценка. Затова въвеждането на електронното управление се случва в режим на съпротива от обектите на електронизация. Промяната предполага отнемане на власт. Самата мисъл, че ще правиш нещо, което до сега са правили гражданите, е дразнеща за чиновническото мислене. Но може да стане така: Масата има 4 крака, за да може да стои стабилно и да свърши работа.1. Свързаност – да има с кого да си говоришКато резултат от нормативното и законово регламентиране през 2016-2017 г. и като резултат от мобилизацията, осъществена през последната година, 739 администрации (123 централни и 616 териториални) вече обменят документи по електронен път. Това са 96% от администрациите, които няма да си изпращат писма и преписки на хартия. Добро постижение, но със статут на добро начало. Системата за електронен обмен на съобщения (СЕОС) и окрупняването на регистровата среда позволяват не само да отпадне хартията между администрациите и да се редуцират разходите, но и администрациите да правят по-бързо и надеждно справки помежду си (т.е. да имат достъп до данните, които не са налични в собствената им администрация, вместо това да го правят гражданите), позволява пълна проследимост и променя мисленето. За да има пълен ефект, разбира се, хартията трябва да отпадне напълно, а не документът да се създава на хартия, да се сканира, изпраща по електронен път и да се принтира, за да бъде резолиран в другата администрация. Т.е. в самите администрации да има тотално въведена вътрешна система за електронен документооборот. Резултатите не са само спестеното време и спестените пари за куриери – те се отразяват във въпросите, които мога да си задавам като гражданин. Ще изчезнат ли напълно случаите на корупция в администрацията, ако за всяко нейно действие има timestamp? Не. Ще се свият ли възможностите на чиновниците да злоупотребяват с времето ми и да ме мотаят? Със сигурност да. 2. Регистри – да, има какво да ти кажат. За да получи гражданинът услуга, той трябва да удостовери, че отговаря на различни изисквания/обстоятелства. Тази информация към момента се намира в почти 18 000 регистъра, разположени в различни администрации на централно и териториално ниво. Вече споменах, че да се снабдяваш с документ, удостоверяващ обстоятелство от една администрация и да го носиш в друга, е административна технология от поне преди век. Целта на електронното управление е гражданинът само да заявява, а справките да се правят служебно и електронно, защото информацията в крайна сметка се съхранява най-често от един субект в лицето на държавата. За да се случва това по бърз и надежден начин, всички тези хиляди регистри трябва да бъдат част от среда, която позволява взаимно извършване на справки (RegiX). Това предполага да има общи изисквания за водене на регистри, платформа, на която да работят, изисквания за съвместимост, изисквания към начина за въвеждане на данните. Това е част от т.н. регистрова реформа, която тече към момента. 3. Облак – за да може системата винаги да е онлайнДържавата може би никога няма да избяга от образа си на стоглава хидра, чиито глави невинаги си говорят, макар всяка глава да има собствено мнение, предразсъдъци и недостатъци. Поне в сферата на електронното управление имаме шанс да подчиним ресурсите на различните ведомства в обща устойчива система – т.нар. Държавен хибриден частен облак, в който ще бъдат разположени информационните системи на повечето централни и местни администрации. Наред с това ползването на ДХЧО предполага съвместимост на ресурси, практики и технологии, с други думи – възможност системата да бъде управлявана повече като единен организъм. 4. Идентификация – да има кой да ползва системата. За да имаме завършена система за електронно управление, съвсем не е достатъчно само създаването и обработката на информацията да тече по електронен път в администрациите и между тях. Трябва да се електронизира и връзката администрация-гражданин. За целта гражданинът не само трябва да е в състояние електронно да заяви услуга, но и да се идентифицира кой е. Към момента съществуват и са въведени редица, но не всеобхватни, системи за електронна идентификация: използване на електронен подпис (КЕП), ПИН, локални регистрации. В зависимост от нивото на секюритизация, което предполага всяка идентификация, се ползват различни услуги – от справка до реално заявяване на услуга. Недостатък на тези системи е локалният им ведомствен характер. Т.е. една администрация за предоставяните от нея услуги изработва и внедрява една система за идентификация. Въпросът ще бъде принципно решен с изработването на новите документи за самоличност, които ще позволяват и електронна идентификация. По този начин, освен удобство, ще имаме и всеобхватност на системата за електронна идентификация, и всеки гражданин ще може да заявява и ползва услуги по електронен път. Това ще е и стимул за администрацията да влезе по-бързо в дигиталната ера – едно е когато имаш няколко хиляди ползватели (а останалите са по гишета и каси), съвсем друго е, когато те са няколкостотин хиляди.Разбира се, в допълнение към „четирите крака на масата“ има и редица други важни детайли: електронно връчване, оторизация, плащания, но те не променят общата картина. Това, което може да промени общата картина и да има статут на „пети крак“, или поне на имунна система, е киберсигурността. Цифровизацията, както си я представяме, предполага security by design. Съвременната политическа система не може да функционира без минимално обществено доверие в смисъла и ефективността на основните институции, например „правителство“ или „съд“. По същия начин няма как едно електронно правителство да функционира успешно без обществото да таи достатъчна доза сигурност и доверие в предлаганите им от изпълнителната власт решения – лъжат ли ме, ще ми откраднат ли данните, продават ли ги на някой друг? Това не е тема само пред България като държава – това е тема навсякъде по света както в политически, така и в корпоративен и личен план. Пред нас стои задачата не просто да изградим система за дигитална администрация като аватар на досегашната, но и да въплътим в нея онази тежест и сигурност, която имат публичните институции по принцип, а това не се измерва само с технически индикатори.